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O agente da Timely.ai consegue gerenciar o ciclo completo de agendamentos sem intervenção humana: consulta disponibilidade, confirma com o cliente, cria o agendamento, envia lembretes e processa reagendamentos ou cancelamentos quando solicitados.

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Fluxo de agendamento

Quando o cliente manifesta intenção de agendar (por texto ou após a coleta de dados pelo agente), o seguinte processo ocorre automaticamente:
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Identificação da intenção

O agente detecta que o cliente quer marcar um horário com base na conversa. Você pode reforçar esse comportamento no prompt do agente com instruções como “quando o cliente pedir para agendar, colete nome, data preferida e e-mail”.
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Coleta de dados

O agente solicita as informações necessárias: nome do cliente, data desejada, horário preferido e e-mail ou telefone para confirmação. Os campos obrigatórios são nome, data e horário de início.
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Verificação de disponibilidade

O sistema consulta o calendário configurado para o agente e retorna os horários disponíveis. Se o horário solicitado estiver ocupado, o agente sugere alternativas automaticamente.
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Confirmação e criação

Após o cliente confirmar o horário, o agente chama a edge function agent-schedule-appointment internamente. O agendamento é criado com status confirmed e o cliente recebe a confirmação via chat.
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Notificações

Lembretes automáticos são enviados antes do horário agendado com base nas configurações de appointment-reminders.

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Dados coletados no agendamento

CampoObrigatórioDescrição
customerNameSimNome completo do cliente
appointmentDateSimData no formato YYYY-MM-DD
startTimeSimHorário de início (HH:MM)
customerEmailNãoE-mail para confirmação e convite do Google Calendar
customerPhoneNãoTelefone do cliente
notesNãoObservações da conversa
locationTypeNãoonline, physical ou both

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Reagendamento

O cliente pode solicitar a alteração de um agendamento a qualquer momento durante uma conversa. O agente identifica o pedido, localiza o agendamento existente e executa a atualização: 
Cliente: Preciso mudar nossa reunião de amanhã para sexta às 15h.
Agente:  Claro! Encontrei seu agendamento de quinta-feira às 10h.
         Sexta às 15h está disponível. Confirmo a mudança?
Cliente: Sim, pode confirmar.
Agente:  Feito! Seu agendamento foi reagendado para sexta-feira, 25/04, às 15:00.
         Você receberá uma confirmação por e-mail.
O reagendamento atualiza:
  • O registro de appointments no banco de dados
  • O evento correspondente no Google Calendar (quando conectado)
  • Um novo link do Google Meet, se aplicável
O agente identifica o agendamento do cliente pelo contexto da conversa ou pelo telefone/e-mail associado. Se houver múltiplos agendamentos ativos, o agente pergunta qual deseja alterar.

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Cancelamento

Para cancelar, o cliente simplesmente informa o pedido ao agente: 
Cliente: Preciso cancelar meu agendamento de sexta.
Agente:  Entendido. Vou cancelar sua reunião de sexta-feira às 15:00.
         Tem certeza que deseja cancelar?
Cliente: Sim.
Agente:  Agendamento cancelado. Se quiser remarcar em outro momento,
         é só me avisar!
O cancelamento:
  • Atualiza o status do agendamento para cancelled
  • Remove ou cancela o evento no Google Calendar
  • Invalida o link do Google Meet associado

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Lembretes automáticos

A Timely.ai envia lembretes automáticos para o cliente antes do horário agendado. As configurações padrão são:
  • 24 horas antes: mensagem de lembrete com detalhes do agendamento
  • 1 hora antes: lembrete final com o link do Meet (quando aplicável)
Os lembretes são enviados pelo mesmo canal onde a conversa ocorreu — WhatsApp, Instagram ou widget.

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Localização do agendamento

Você pode configurar o tipo de local no calendário:
TipoComportamento
onlineO agente menciona que o atendimento será online e inclui o link Meet
physicalO agente informa o endereço físico configurado no calendário
bothO agente pergunta ao cliente a preferência durante a conversa

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Visualizando agendamentos

Todos os agendamentos ficam registrados na seção Agendamentos do painel da Timely.ai. Você pode filtrar por agente, calendário, data e status (confirmed, cancelled, completed, no_show).

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Boas práticas no prompt

Para que o agente gerencie agendamentos de forma fluida, inclua instruções como:
  • Defina explicitamente quando o agente deve oferecer agendamento (ex: “após qualquer demonstração de interesse em atendimento presencial”)
  • Liste quais dados coletar antes de verificar disponibilidade
  • Instrua o agente a confirmar o horário com o cliente antes de criar o agendamento
  • Oriente o agente a perguntar se o cliente prefere atendimento online ou presencial, se aplicável
Combine o módulo de agendamento com o Tyme CRM para registrar automaticamente o agendamento como uma oportunidade no pipeline de vendas — disponível nos planos Professional e Enterprise.